バーチャルオフィスの郵便物サービスプランを利用することで、オフィスや自宅に届くはずの郵便物の受け取り代行を依頼できます。また届いた郵便物の中から転送を依頼する郵便物を選ぶことも可能です。
プライバシーの保護の確立や郵便物の管理の負担を減らしたい方は、バーチャルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事では、バーチャルオフィスの郵便物サービスを利用する際のポイントやメリットなどを解説します。
郵便物の管理に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスの郵便物受け取り・転送サービスとは？
バーチャルオフィスの郵便物受け取り・転送サービスは、バーチャルオフィスの提供するビジネス住所に届いた郵便物を受け取り、指定した住所へ転送するサービスのことです。
郵便物サービスを利用することで、物理的なオフィスを持たずにビジネスを展開している方でも、重要な郵便物を見逃すことなく受け取ることができます。また郵便物を受け取る際に自宅や自社の住所を公開せずに済むため、プライバシーを守ることにも役立ちます。
バーチャルオフィスの郵便物受け取り・転送サービスを活用する際のポイント
バーチャルオフィスの郵便物サービスを利用する際は、以下の点を確認しておくと良いでしょう。
- 郵便物の転送頻度
- 郵便物の転送料金
- 海外転送の有無
- 郵便物を自分で取りに行けるかどうか
- 受け取ってもらえる郵便物の内容
- 届いた郵便物の確認方法
- 届いた郵便物の管理方法
それぞれの詳細を、解説します。
郵便物の転送頻度
バーチャルオフィスの住所で受け取った郵便物は、自宅や会社への転送に対応してもらえます。
しかし自由なタイミングで転送をしてもらえるわけではなく転送頻度はバーチャルオフィスによって異なるため、注意が必要です。
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスの頻度は、週1、2週間に1回、月1回など定期的であることが一般的です。オフィスによっては「お急ぎ便」制度を設けているところもあり、この制度を活用することで翌日か翌々日に郵便物を転送してもらえます。ただし郵便物転送サービスの費用に加え、別途料金が必要です。
郵便物の転送料金
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスの料金は、バーチャルオフィスの月額価格に含まれていることもあれば、回数ごとに別料金がかかることもあります。
また「転送費用無料」を謳っているところでも、手数料がかからないだけで、送料は実費となるケースも少なくありません。郵便物の量や転送距離に応じてコストが大きく異なる場合もあるため、事前に料金体系を確認しておくと良いでしょう。
海外転送の有無
バーチャルオフィスによっては、海外への郵便物転送サービスを提供しているところもあります。
海外でビジネスを展開しており、日本の住所取得を目的としてバーチャルオフィスを利用する場合は、海外転送が可能かどうかなどの条件を確認しましょう。また海外転送の際の追加料金や到着までの日数も把握しておくと安心です。
郵便物を自分で取りに行けるかどうか
郵便物を自分でオフィスに取りに行けるかどうかも確認しておきましょう。バーチャルオフィスが自宅や会社の近隣にある場合は、自分で郵便物を取りに行くことで転送費用を抑えることが可能です。
また、急ぎの書類をすぐに確認したい場合も、お急ぎ便で転送するより自分で取りに行ったほうが早いこともあります。
受け取ってもらえる郵便物の内容
バーチャルオフィスで普通郵便を受け取ることに問題はありませんが、すべての郵便物が受け取れるわけではありません。
たとえば簡易書留や速達、レターパックなどは受け取りが可能ですが、宅配便などのサイズの大きな荷物や受け取りに料金料金が発生する着払い品、現金書留といった本人でないと受け取れない書類などはバーチャルオフィスに配達することはできません。
受け取ってもらえる郵便物の種類を事前に確認し、ビジネスに支障がないか確認しておくと良いでしょう。
届いた郵便物の確認方法
郵便物がバーチャルオフィスに届いた際、内容の確認方法もチェックしておきましょう。
メールや電話で郵便物が届いたことを契約者に連絡してくれるオプションサービスを用意しているオフィスもあれば、オンラインで確認できるシステムを導入しているところもあります。また、オフィスによっては中身を確認し、PDFや写真で送付してくれる便利なケースもあるようです。
ビジネスの効率を考え、スムーズに確認できる手段を提供しているかを確認しましょう。
届いた郵便物の管理方法
届いた郵便物の管理方法も、バーチャルオフィスによって異なります。
スタッフしか出入りができない厳重な倉庫で保管してくれるところもあれば、棚やファイルに納めた簡易的な保管方法を採用しているところもあります。郵便物の数が多くプライバシーの保護に不安のある方は、厳重な保管方法を設けているオフィスを選んだほうが安心です。また破棄依頼をした郵便物の破棄方法も確認しておきましょう。
さらに保管期限や保管に追加料金が発生するかどうかを把握することで、無駄な費用がかからずに済みます。
郵便物受け取り・転送サービスのあるバーチャルオフィスのメリット
郵便物サービスがついているバーチャルオフィスを選ぶことで、次のメリットを得られます。
- 個人情報を保護できる
- 郵便物の管理の手間が減る
- 紙ゴミを減らせる
それぞれの内容を、解説します。
個人情報を保護できる
郵便物サービスを展開しているバーチャルオフィスを利用することで、問い合わせや返品などの業務が発生した際、自宅や会社の住所を公開せずに書類・商品を受け取れます。
個人情報の保護に繋がることから、ビジネスにおけるリスクを軽減できるでしょう。とくにyoutuberやvtuber、インフルエンサーなどファンに支えられている業種の場合、ファンレターやプレゼントの送り先としてバーチャルオフィスの郵便物サービスが役立ちます。
郵便物の管理の手間が減る
郵便物の受け取りや転送のサービスを利用することで、郵便物がポストに放置されてしまうことや不在による受け取り漏れなどを減らせます。郵便物の見落としがなくなることで、手続きの漏れや書類の確認不足による損害の発生なども軽減できるでしょう。
郵便物の管理の手間を減らせることで、ビジネスにも集中しやすくなるかもしれません。
紙ゴミを減らせる
郵便物のデジタル化や必要な書類だけを転送してもらうことで、オフィスや自宅の紙ゴミを減らすことができます。ゴミの排出量が減ることで、ゴミ処理における費用の削減にもつながるでしょう。
特に不要な広告やダイレクトメールなどが多い方は、バーチャルオフィスの郵便物サービスの利用がおすすめです。
郵便物管理ができる私書箱とバーチャルオフィスの違い
バーチャルオフィスの郵便物受け取り・転送サービスとよく似た存在として、私書箱が挙げられます。
同じ郵便物の受け取り・転送サービスを展開する両者ですが、この2つは似ているようで違いがあります。
そのうちの1つが、サービスの充実性です。バーチャルオフィスで提供する住所は、郵便物の受け取りを代行できるほかに、登記にも活用できます。一方で私書箱で利用できる住所の活用方法は、基本的に郵便物の受け取り先のみに限定される点がデメリットです。
そのほかにも、バーチャルオフィスには電話代行や会議室のレンタル、法人口座開設の手伝いなど、ビジネスを統括的にサポートするサービスが備わっています。
どちらも書類を受け取る方法として有効な手段ですが、より幅広いサービスを受けたい場合はバーチャルオフィスを利用したほうが良いでしょう。
以下の記事では、おすすめのバーチャルオフィスをご紹介しています。郵便物転送サービスを備えたバーチャルオフィスを探している方は、ぜひ、参考にしてください。
法人設立後にバーチャルオフィスに届く郵便物の例
法人設立後の個人事業主宛にバーチャルオフィスに届く郵便物には、契約書や請求書、各種案内状などが含まれます。また行政からの通知や、税務署や銀行からの書類が届くこともあります。
法人設立後は重要な書類が発送されることも多いため、郵便物の適切な管理が必要です。
これらの郵便物を確実に受け取り、適切に転送してもらえるバーチャルオフィスを利用することで、ビジネスにおける書類管理がスムーズに進むでしょう。
まとめ｜バーチャルオフィスで郵便物の管理の手間を減らそう
バーチャルオフィスの郵便物受け取り・転送サービスを活用することで、自身や会社のプライバシーを保護することができます。また郵便物を適切に管理する上でも役立つサービスです。
郵便物に関するトラブルや管理の負担などを軽減し、効率よくビジネスを運営するために、ぜひ郵便サービス付きのバーチャルオフィスの利用を判断してみてください。
