kintoneのAPI連携でできることとは？種類や連携方法・活用事例など
「システムが複雑で使いこなせない」
「データをまとめたいのに手作業が多くてミスが減らない」などの課題は、kintoneのAPI連携機能を活用することで解決します。
kintoneはAPI連携を行うことで使いやすさが増し、手作業の手間やミスの減少が期待できます。単なるツールとしてのkintoneから、ビジネス全体を支えるツールへと進化させるために、kintoneのAPI連携を活用しましょう。
この記事では、kintoneのAPI連携でできることや種類、連携方法や活用事例などを解説します。
システムキューブは、和歌山県を拠点にkintone導入支援を行う会社です。和歌山県でkintoneのAPI連携に悩んでいる企業様は、対面でのサポートも可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。
ご依頼主様の事業形態に合わせた、適切なkintoneのAPI連携をご提案します。
kintone APIとは？わかりやすく解説！
kintone APIとは、kintoneが外部システムやツールと情報をやり取りするための仕組みです。わかりやすく言えば、「kintoneを他のシステムとつなぐ橋渡し」のような役割を持っています。
たとえばAPIを活用すると、kintoneに登録されたデータを他のシステムでも利用が可能です。kintoneで入力したスケジュールをGoogleカレンダーに書き込んだりchatworkに反映させたりといったことが、できるようになります。また、外部のシステムからkintoneにデータを反映させることも可能です。
このように、kintone APIを活用することで、kintoneをより効率的に使用できます。
kintone APIでできること
kintoneAPIを導入することで、次のことを実現できます。
- データの一元管理
- 外部システムとの連携
- リアルタイムデータの取得
- カスタムアプリケーションの開発
kintoneAPIの大きな魅力は、異なるシステムからのデータをkintoneに集約できる点です。業務全体の可視化が実現すれば、タスク管理や意思決定がスムーズになります。
また、他システムに書き込んだ内容をkintoneに反映させることも可能です。kintoneと連携されたシステムのそれぞれに書き込まれた内容は、お互いにリアルタイムで送受信します。
たとえば、「kintoneのレコードステータスが変更された際、Aさんのchatworkのタスク管理にも変更が生じる」という風に設定しておけば、Aさんが外出先にいても、chatworkを通じて業務内容に変化があったことを把握できます。業務の状況をリアルタイムで確認することで、情報伝達の遅れをなくせるでしょう。
また、技術や知識が必要ですが、kintoneAPIを活用してオリジナルのアプリケーションの開発すもできます。
このようにkintone APIを駆使することで、業務プロセスの効率化やミスの削減が実現し、生産性も向上します。
kintone APIの種類
kintone APIにはさまざまな種類があり、特徴や用途が異なります。それぞれの内容を把握し、使い分けを行うことで、kintoneの機能性をより向上させるカスタマイズが可能です。
kintone JavaScript API
kintone JavaScript APIは、kintoneの画面をカスタマイズするためのAPIです。ブラウザ上で動作し、kintoneで表示されるボタンやデザインなどの見た目、機能性の向上や地図表示などを実現します。
kintone REST API
kintone REST APIは、外部システムやアプリケーションとkintoneを連携するために使用されます。たとえば、他のアプリで作成したデータをkintoneに共有したり、その逆でkintoneのデータを取り出して別アプリに送信したりなどの役割を持つAPIです。
kintone APIというと、こちらのkintone REST APIを想像する方が多いのではないでしょうか。
kintone APIの連携方法
kintone APIを他のツールに繋げるための連携方法は、主に次の2つです。
- kintoneをカスタマイズ
- 外部連携サービスの活用
それぞれの内容を見ていきましょう。
kintoneをカスタマイズ
kintone REST APIをカスタマイズすることで、他ツールと連携させることが可能です。「自社の業務に特化した内容のシステムを構築したい」「ピンポイントで解決しないとならない課題がある」などの場合に有効な方法です。
ただし、kintone REST APIの活用には、プログラミングの知識が必要になります。独自性のあるカスタマイズが必要でありながらも、プログラミング言語を理解できる社員がいない場合は、外部のプロに依頼したほうが安心です。
また、kintoneの開発会社である「cybozu」では、kintoneをカスタマイズするエンジニア向けに、「kintone API ドキュメント」を公開しています。自社でカスタマイズを行う場合は、このドキュメントを確認しながら進めることをおすすめします。
外部連携サービスの活用
kintone REST APIのカスタマイズができない場合は、既存の外部連携サービスを使い、kintone APIを連携するのも良い方法です。
たとえば、kintoneの外部連携サービスである「Zapier（ザピア）」を使用すれば、GoogleスプレッドシートやSlackなどとkintoneを連携できます。その他にも、「IFTTT（イフト）」を活用すれば、LINEで受け取ったメッセージをkintoneに記録することも可能です。
このように目的に合わせて外部連携サービスを活用することで、kintone REST APIのカスタマイズができなくてもkintoneと他ツールの連携がかないます。
kintoneの機能性を手軽に高めたい場合に、有効な方法です。
kintone APIで連携できるサービスの一覧
kintone APIで連携できるサービスは数多くあります。その中でも、ビジネスシーンで活躍する機会の多いサービスは、以下の通りです。
- Google製品全般
- LINE
- Microsoft Office製品全般
- ChatGPT
上記以外にも、kintone APIで連携できるサービスは数多くあります。kintoneの公式サイトで連携先のサービス一覧と、そのサービスとkintoneをつなぐ際に活用できる外部連携サービスを公開していますので、ぜひ参考にしてみてください。
kintone公式｜プラグイン・連携サービス
kintoneのAPI連携を行う際、どの連携サービスが自社にとって適切なのか、迷うこともあるでしょう。
これまでのkintoneの導入支援で培った技術と豊富な知識を基に、システムキューブでは企業様に合う連携サービスの提案も行っております。
kintoneのAPI連携でお悩みの企業様は、どうぞお気軽にご相談ください。導入まで一貫してサポートいたします。
kintone APIの活用事例
kintone APIを活用することで、日々の業務が効率化し、データ管理や作業負担の軽減が実現します。ここでは、実際に多くの企業のkintoneAPIの活用事例をご紹介します。
請求書自動作成
kintone APIの活用方法として、請求書の作成作業の自動化が挙げられます。
たとえば、受注管理アプリとkintoneをAPI連携することで、kintoneが受注管理アプリに書き込まれたデータを読み取り、請求書を自動生成します。システムの内容によっては、そのまま取引先にメール送信する仕組みを構築できます。
請求業務の効率が大幅に向上することで、月末の事務作業の負担が軽減でき、入金遅れや金額表示のミスの削減も期待できます。
名刺管理の効率化
名刺管理サービスとkintoneを連携することで、効率的な名刺管理が実現します。
名詞の数が増えてくると、管理負担も増していきます。顧客の連絡先や部署名などがすぐに出てこないことで、業務に滞りが生じることもあるでしょう。また、名刺管理サービスで名刺の内容を確認しながら、別のソフトで書類を作成することに、手間を感じるケースもあるかもしれません。
名刺管理サービスとkintoneを連携することで、名刺データを一元管理することができ、営業チーム全体での顧客情報の共有や検索などもスムーズになります。さらに、名刺の内容をkintoneシステムに反映すれば、業務効率も向上します。
タスク管理ツールの連携
AsanaやTrelloなどのタスク管理ツールとも、kintone APIを通じて連携が可能です。
たとえばkintoneに新しいタスクが登録された際、自動的にAsanaに通知を送る仕組みを構築することで、各チームメンバーにタスクの内容や期限などの共有がリアルタイムで行えます。
また、タスクの進捗状況をkintoneとタスク管理ツールの両方で一元管理することで、kintoneを使用する機会の少ない従業員であっても、現状のタスクの状況把握やスケジューリングの構築などの効率化がかないます。
kintone APIを活用する際の注意点
kintone APIを使うことで、kintoneとさまざまなシステムの連携ができます。しかし安全に正しくkintoneを使用するためには、注意するべき点があります。
APIトークンの取り扱いは厳重に行う
APIトークンは、kintoneと外部ツールをつなぐ際に発行される「鍵」のようなものです。この鍵となるAPIトークンが第三者に知られることで、データを不正に改ざんされたり、社外秘のデータにアクセスされたりといった被害が生じる可能性があります。
外部によるシステムの侵入は企業にとって大きなダメージとなります。APIトークンを発行する際は、取り扱いに注意してください。
レコード件数・リクエスト数・接続数に注意する
kintone APIを使用する際、レコード件数やリクエスト数、接続数には上限が設けられています。
これらの上限に達するとエラーが表示されたり、動作に遅れが生じたりする可能性があります。レコード数やリクエスト数、接続数はプランや条件によって異なる場合もあるため、kintoneの導入時や外部システム連携時に確認しておくことが大切です。
まとめ｜kintone APIを活用して業務の効率化を実現
kintone APIを活用することで、業務プロセスの効率化やミスの削減、データ管理の一元化などが実現できます。企業の生産性や効率化の実現を検討してる方は、kintone APIをぜひ活用してみてください。
APIの活用には初期設定や技術的なノウハウが求められる場面もあります。知識を持たずに導入を行った結果、トラブルが生じたり課題を根本から解決できなかったりする可能性も考えられます。
システムキューブでは、kintoneの導入からカスタマイズ、連携までをトータルでサポートいたします。お客様の業務に合わせた最適な設定をご提案し、kintoneの魅力を最大限に引き出すお手伝いが可能です。
詳しくはシステムキューブのkintone導入支援サービスをご覧いただき、お気軽にお問い合わせください。kintoneを活用した業務改善の第一歩を、私たちと一緒に始めてみませんか？