G Suiteを使う価値

GoogleのオフィススイートG SuiteはMS Officeなどのオフィススイート製品の一つです。

1ユーザーあたり月額600円で利用可能で、Webブラウザ上で動くアプリケーションです。

ExcelやWord、Powerpointファイルのインポート、エクスポートが可能で、Google Driveに取り込めばGoogle SpreadやGoogle Documentに変換して利用することができます。

これらG Suiteアプリの最も良いところと筆者が思うのは自動保存の行き届いたところです。

細かい変更を行うたびに保存され、サーバー側で保持されるのでアプリケーションのクラッシュによりデータを失うことはありません。

常に最新版を保存し続けているのでブラウザが強制終了してしまったとしてもデータは失いません。強制終了までに通信が途切れているとこの限りではありませんが、保存状態は常にわかりやすいところに表示されているので安心できます。

保存するタイミングは選べませんが、どの時点まで戻るということは可能です。30分前の状態に戻す、あるいは昨日の状態に戻して再度編集するということも可能です。

現在からの変更箇所も色付きでわかりやすく表示されるので、どの部分を編集したのかもたどることができるようになっています。

またデータを失わないことと同じぐらいに良いこととして複数人での共有が便利です。共有設定を行えば、閲覧や編集について複数人でデータを共有し同時に編集を加えることができます。

同時編集は使って見なければわからない良さがあります。他の利用者が編集や追加していくところをリアルタイムで確認することができるのは様々な活用法があります。一人が終わったら次の人がと作業を後回しにせず同時に一つのドキュメントやスプレッドシートで共同作業できると作業が目に見え効率も高めることもできます。

MS Officeファイルとの互換性については基本的な機能については同じものです。ExcelやWordファイルからインポートする形ですぐにG Suiteで利用できます。また必要であればExcel、Wordファイルの形でエクスポートも可能です。

互換性の問題でいうとVBAは一切利用できず変換もできません。マクロなどの自動処理にはjavascriptが必要でそれらの移行は大なり小なりの作業になります。

マクロの互換性については検討する必要がありますが、その必要のないドキュメントやスプレッドシートについてはG Suiteが現在一番使いやすく安全な方法ではないかと考えています。